Cómo controlar el inventario de tu comercio.

01. Define qué vas a contar y en qué momento.

El inventario físico es el conteo de los productos que realmente tienes. El registro de existencias es lo que aparece en tu sistema. Compararlos sirve para detectar diferencias; una alerta de stock bajo no reemplaza ese conteo.

Para empezar, elige un grupo manejable: un estante de cuadernos, una familia de herramientas o algunas bebidas del almacén. Identifica cada artículo por su código y presentación, no solo por el nombre.

• Unidad: define si cuentas unidades, paquetes o cajas. Una caja de seis botellas no equivale a una botella.
• Ubicación: considera sala de venta y bodega sin contar dos veces el mismo producto. Separa artículos dañados o reservados para poder revisarlos.
• Momento: anota fecha y hora. Si mientras cuentas hay ventas o recepción de mercadería, registra esos movimientos para comparar al mismo corte.

En una hoja de trabajo puedes anotar código, descripción, unidad, cantidad del sistema, cantidad contada, diferencia, observación y responsable. Es un registro para revisar, no una plantilla de importación de Ignovare.

02. Calcula el saldo antes de buscar una diferencia.

Imagina un cuaderno vendido por unidad. Este ejemplo utiliza cantidades ficticias: no representa ventas ni resultados de un cliente.

El cálculo supone que no hubo otros movimientos. Si hubo devoluciones, ajustes u otras entradas y salidas, incorpóralos a la revisión. Comprueba que la cantidad contada y el saldo correspondan al mismo producto y momento.

03. Revisa la causa antes de ajustar.

1. Vuelve a contar. Busca unidades en exhibición, bodega y zonas separadas. Confirma que nadie movió artículos mientras contabas.
2. Comprueba el código y la presentación. Dos tamaños parecidos pueden haberse registrado como un mismo artículo; también puede confundirse la venta por unidad con la recepción por caja.
3. Revisa los movimientos. Contrasta ventas, recepción de compras y ajustes alrededor de la hora del conteo. Busca registros pendientes o cantidades equivocadas antes de modificar el saldo.
4. Deja una explicación. Anota qué comprobaste y qué quedó pendiente. Un ajuste corrige el registro, pero no explica automáticamente por qué surgió la diferencia.

Si decides ajustar una existencia, acuerda quién está autorizado y registra el motivo según el procedimiento de tu negocio. No cambies todas las cantidades para que “cuadren” sin conservar la revisión.

04. No esperes a que falte un producto para revisar.

Define una frecuencia acorde con tu operación y capacidad de conteo. Puedes empezar por artículos con diferencias recurrentes o movimiento frecuente, y ampliar el grupo de forma ordenada. No existe una frecuencia única adecuada para todos los locales.

Al recibir mercadería, contrasta código, presentación y unidades recibidas. Al vender, revisa que estés utilizando el artículo correcto. Para reponer, considera existencias revisadas y compras pendientes; una alerta no constituye por sí sola una orden de compra.

05. Comprueba la relación entre una venta y el stock.

Ignovare POS permite consultar productos y existencias, revisar movimientos y realizar ajustes de stock dentro del alcance acordado. Puedes conocer sus funciones de inventario. Esta guía explica una rutina de trabajo: no anuncia un módulo automático de inventario físico, aprobación de conteos o conversión de unidades.

Para una demostración, usa un artículo ficticio con 12 unidades, registra una venta de 2 y revisa si el saldo pasa a 10 y qué movimiento queda registrado. Pide comprobar también cómo se revisa un ajuste y quién puede realizarlo. No necesitas enviar tu base de clientes.

Si estás cambiando de sistema, prepara antes una muestra de catálogo con códigos, precios y unidades. El formato de carga y la configuración se acuerdan: no asumimos migración automática desde cualquier software.